Panduan Pemohon Sertifikasi Hidrografi Nasional

Pahami hasil akhirnya

Komite Teknis tidak menerbitkan sertifikat. Komite Teknis hanya memeriksa persyaratan teknis dan mengonfirmasi level yang dipilih Pemohon. Sertifikat baru diterbitkan setelah keputusan akhir LULUS dari Komite Panel atau Komite Banding.

• Keputusan Komite Panel: LULUS, TIDAK LULUS, atau PERBAIKAN.
• Keputusan Komite Banding: LULUS atau TIDAK LULUS.
• Sertifikat berlaku tiga tahun dan dapat diperpanjang melalui pemeriksaan ulang.

Pahami cara menghitung batas waktu

Seluruh batas waktu pada panduan ini menggunakan hari kerja Senin sampai Jumat. Sabtu, Minggu, dan hari di luar perhitungan sistem tidak menambah hitungan.

Gunakan menu Status dan Riwayat

Halaman Status dan Riwayat adalah sumber utama untuk melihat tahap saat ini, tenggat, catatan perbaikan, percakapan, dan kejadian yang sudah berlalu.

Buka halaman pendaftaran

Dari halaman login, pilih Buat akun pemohon. Gunakan perangkat dan koneksi internet yang stabil.

Isi data akun

Masukkan nama lengkap sesuai identitas, alamat email yang dapat dibuka, password minimal delapan karakter, dan konfirmasi password yang sama.

• Nama akun akan digunakan sebagai identitas utama Pemohon.
• Email harus unik dan belum pernah didaftarkan.
• Centang pernyataan bahwa data pendaftaran benar.

Verifikasi alamat email

Setelah pendaftaran berhasil, buka email verifikasi yang dikirim sistem lalu klik tautannya. Akun belum dapat digunakan untuk login sebelum email terverifikasi.

Masukkan email dan password

Buka halaman login, isi email serta password, kemudian pilih Masuk dan Kirim OTP.

Ambil OTP dari email

Sistem mengirim kode OTP ke email terdaftar. Masukkan kode tersebut pada halaman OTP. Kode berlaku selama lima menit.

Kirim ulang atau pulihkan password

Jika OTP kedaluwarsa, gunakan Kirim ulang OTP. Jika password lupa, kembali ke login lalu pilih Lupa password dan ikuti verifikasi melalui email.

Siapkan identitas dan data pekerjaan

Siapkan NIK atau identitas, tempat dan tanggal lahir, nomor telepon, alamat, kewarganegaraan, jenis kelamin, nama instansi, jabatan, alamat kantor, kode pos, telepon kantor, serta email kantor.

Pilih level yang paling sesuai

Aplikasi menyediakan Level 1 Hidrografer Senior dan Level 2 Hidrografer. Pemeriksaan awal otomatis membantu membaca kesesuaian, tetapi hasil resmi tetap ditentukan melalui proses verifikasi.

• Level 1: jalur Cat A minimal 2 tahun dan 180 day in charge; Cat B plus sarjana relevan minimal 3 tahun dan 270 hari; atau sarjana relevan minimal 5 tahun dan 450 hari.
• Level 2: jalur Cat B minimal 2 tahun dan 180 sea time; sarjana relevan minimal 3 tahun dan 270 hari; atau diploma/sertifikat yang sesuai standar Kategori B minimal 5 tahun dan 450 hari.
• Sarjana relevan dapat meliputi Hidrografi, Geodesi, Oseanografi, Meteorologi, Ilmu Kebumian, Geologi, atau Geofisika.

Siapkan referensi dan Log Book

Siapkan data pemberi referensi, ringkasan proyek, riwayat aktivitas survei, jumlah hari, posisi, kompetensi yang ditunjukkan, serta pengesahan supervisor jika tersedia.

Siapkan enam kelompok dokumen

Dokumen wajib adalah identitas, ijazah, transkrip, surat referensi, dan bukti pengalaman proyek. Sertifikat pendidikan atau profesi bersifat opsional jika tersedia.

Tahap 1 — Data pribadi dan pekerjaan

Isi identitas sesuai dokumen resmi serta data pekerjaan saat ini. Nama dan email mengikuti akun terdaftar.

• Periksa kembali NIK, nomor telepon, tempat dan tanggal lahir.
• Isi alamat lengkap dan data kantor yang masih berlaku.
• Kolom yang bertanda wajib harus diisi sebelum melanjutkan.

Tahap 2 — Kualifikasi pendidikan

Pilih pendidikan tertinggi, isi gelar, program studi, institusi, tahun lulus, kategori sertifikasi jika ada, lalu pilih Level 1 atau Level 2.

Tahap 3 — Referensi dan pengalaman

Isi identitas pemberi referensi dan ringkasan proyek relevan. Jelaskan nama proyek, periode, posisi, tanggung jawab, dan lingkup pekerjaan secara ringkas tetapi spesifik.

Tahap 4 — Log Book

Pilih input manual atau unggah file Log Book. Untuk input manual, tambahkan setiap aktivitas beserta tanggal, proyek, kategori hari, jumlah hari, dan posisi. Isi kompetensi yang ditunjukkan dan unggah pengesahan supervisor jika ada.

Tahap 5 — Konfirmasi

Tinjau ringkasan data, baca persetujuan pemrosesan data, centang kedua pernyataan, lalu pilih Simpan pengajuan.

Buka menu Dokumen

Periksa indikator kelengkapan dan daftar dokumen. Label Wajib harus seluruhnya terpenuhi sebelum pemeriksaan dapat berjalan lancar.

Pilih file sesuai jenisnya

Unggah identitas maksimal 5 MB; ijazah dan transkrip PDF maksimal 10 MB; sertifikat profesi PDF maksimal 10 MB; surat referensi PDF maksimal 10 MB; serta bukti pengalaman proyek PDF atau Word maksimal 10 MB.

• Dokumen identitas: KTP untuk WNI atau paspor untuk warga negara asing.
• Ijazah dan transkrip harus sesuai pendidikan yang dicantumkan.
• Bukti proyek sebaiknya menunjukkan nama proyek, periode, dan keterlibatan Pemohon.

Simpan dan periksa kembali

Setelah memilih file, tekan Simpan dokumen. Gunakan tombol Lihat atau Download untuk memastikan file yang tersimpan benar.

Buka detail pengajuan

Masuk ke Status dan Riwayat lalu pilih pengajuan. Bagian Tahapan pengajuan menunjukkan tahap selesai, tahap aktif, dan tahap yang masih menunggu.

Tindak lanjuti status Perbaikan

Baca catatan pemeriksa sampai selesai. Untuk administrasi atau teknis, pilih Perbaiki Pengajuan. Untuk pembayaran, pilih Perbaiki Pembayaran.

Pahami PERBAIKAN dari Komite Panel

Saat Panel memilih PERBAIKAN, permohonan tetap berada di tahap Komite Panel. Kolom Diskusi Panel otomatis terbuka agar Pemohon dan Panel dapat berkoordinasi.

Pahami alert terlambat

Alert terlambat adalah penanda bahwa batas layanan telah terlewati. Alert tidak otomatis menggugurkan permohonan atau mengunci tahap.

Pastikan tahap pembayaran sudah terbuka

Menu pembayaran menampilkan rekening resmi, nominal jika ditetapkan, instruksi, dan invoice. Jangan melakukan transfer ke rekening di luar yang tercantum pada aplikasi.

Transfer dan isi datanya

Pilih rekening tujuan, isi tanggal transfer, nama pengirim, nama bank, nomor referensi jika ada, serta catatan Pemohon bila diperlukan.

Unggah bukti pembayaran

Unggah bukti transfer yang jelas lalu kirim. Status berubah menjadi Menunggu verifikasi sampai Sekretariat Keuangan memeriksanya.

Ingat aturan pembayaran banding

Satu pembayaran berlaku untuk satu proses pengajuan sampai tahap banding. Pemohon tidak membayar ulang ketika mengajukan banding.

Menunggu penugasan Panel

Setelah pembayaran terverifikasi, Admin memilih anggota dan Ketua Panel. Pemohon tidak melihat penilaian individual setiap anggota.

Menunggu hasil penilaian

Anggota menilai LULUS, TIDAK LULUS, atau PERBAIKAN. Ketua Panel menetapkan keputusan berdasarkan bahan permohonan dan akumulasi penilaian internal.

Menindaklanjuti PERBAIKAN

Buka detail status dan gunakan Diskusi Panel. Ikuti catatan perbaikan secepatnya karena batas 14 hari kerja tetap berjalan.

Periksa tenggat banding

Form banding terbuka maksimal 14 hari kerja sejak keputusan TIDAK LULUS diberitahukan. Tenggat terlihat pada halaman Status dan halaman Banding.

Tulis uraian banding

Jelaskan bagian keputusan yang dipersoalkan, alasan keberatan, dan fakta pendukung secara jelas. Minimal 20 karakter dan maksimal 10.000 karakter.

Tambahkan bukti jika ada

Dokumen objektif bersifat opsional dan dapat berupa PDF, JPG, JPEG, atau PNG. Pilih beberapa file jika diperlukan.

Konfirmasi dan kirim satu kali

Centang pernyataan kebenaran data. Nama akun, email, dan waktu pengiriman menjadi tanda tangan elektronik pada form banding.

Menunggu Komite Banding

Komite Banding memeriksa tanpa sidang Panel dan tanpa pembayaran ulang. Hasil akhirnya hanya LULUS atau TIDAK LULUS dan bersifat final.

Buka menu Sertifikat

Periksa nama, nomor sertifikat, level, tanggal terbit, masa berlaku, dan status sertifikat.

Cetak atau simpan PDF

Gunakan tombol Cetak untuk membuka dialog printer atau Download PDF untuk menyimpan salinan digital. Sertifikat menggunakan format landscape.

Kenali dua QR yang berbeda

QR validitas digunakan untuk memeriksa data resmi sertifikat. QR pada area tanda tangan adalah pengesahan digital Ketua Lembaga Sertifikasi Hidrografi Nasional. Keduanya memiliki tujuan berbeda.

Perhatikan masa berlaku

Status dapat berupa Aktif, Segera berakhir, Kedaluwarsa, atau Dicabut. Riwayat penerbitan tetap tersedia pada halaman yang sama.

Buka tombol perpanjangan

Saat sertifikat telah memenuhi kondisi perpanjangan, tombol Ajukan Perpanjangan tersedia dari Profil atau Dashboard.

Periksa data yang terisi otomatis

Identitas, pekerjaan, pendidikan, referensi, dan Log Book diisi dari pengajuan sebelumnya. Perbarui data yang sudah berubah dan pilih level yang sesuai.

Lengkapi bukti terbaru

Periksa kembali dokumen, pengalaman, Log Book, dan pengesahan yang diperlukan. Selesaikan maksimal tujuh hari kerja sejak perpanjangan tersimpan.

Ikuti pemeriksaan ulang

Perpanjangan berjalan melalui verifikasi administrasi, Komite Teknis, penyelesaian administratif, dan Komite Panel sampai keputusan akhir.